<<電子帳簿保存法>>
企業活動を行う上で作成する帳簿書類は税法上、紙の状態で７年間保存することが義務付けられていました。そのため企業は、コンピューターから出力される大量の帳簿書類を保管するために、倉庫等にかかる保管コストを負担せざるを得えませんでした。
帳簿書類の量を減らすために、７年間のうち、後の５年間はマイクロフィルムやＣＯＭ（Computer Output Microfilm）での保管が認められていました。それが、電子データとして保存することも許可されたのが、「電子帳簿保存法」です。
1998年7月に施行され、その後、2004年11月の e-文書法成立に伴い、改正電子帳簿保存法が2005年4月に施行され、現在に至っています。
<<電子帳簿保存法の対象帳簿書類>>
帳簿 : 総勘定元帳・仕訳帳・補助元帳 etc.
書類 : 請求書(控)・納品書(控)・注文書(控) etc.
<<国税関連書類の電磁的記録等による保存の承認申請>>
上記の帳簿・書類を紙の状態ではなく、電子データとして保存するためには、国税局に承認申請を行う必要があります。電子帳簿としての承認基準としては、帳簿及び、書類電子データの「真実性」及び「可視性」を申請段階で実証することが求められます。
<<真実性とは>>
電子データに対する真実性の実証
1.
訂正、削除を行った場合の真実、内容を確認できること
2. 追加入力の事実確認ができること
3. 帳簿間の相互関連性を確認できること
社内コンピュータのアプリケーション・システムが、上記３点を満たしているかを実証しなくてはなりません。そのためには、アプリケーション・システムの仕様書等をもとに、実証資料を作成することが求められます。
<<可視性とは>>
電子データの可視性を実証
1.
使用環境
・電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタ、操作説明書を備付けること
・画面、書面に整然と明りょうに、速やかに出力できること
社内コンピュータ・システムのインフラを実証しなくてはなりません。そのためには、端末装置、プリンタ、ネットワーク環境について、実証資料を作成することが求められます。
2.
検索条件
・取引年月日、勘定科目、取引金額その他を検索条件として設定すること
・日付、金額は範囲を指定して検索できること
・２項目以上を組み合わせて検索できること
申請する電子データが、上記条件で速やかに検索できることを実証しなくてはなりません。そのためには、電子データを検索するアプリケーション・システムの仕様書等をもとに、実証資料を作成することが求められます。
可視性において求められる「検索」機能は、アプリケーション・システムが、なかなか達成できていない分野の一つです。電子帳簿保存・検索システムは、この分野を補完するためのシステムです。FOUNd ! を導入することで、検索条件を複合的に設定することが可能ですので、電子データの可視性を実証することが可能になります。
